El manejo del tiempo y el Coaching Empresarial

En general hay un aspecto que no se lo considera en su dimensión exacta y tiene un papel estratégico en el ámbito familiar y empresarial. En este caso me referiré a mi tema que es el manejo de los tiempos desde lo organizacional buscando la optimización del desempeño laboral cumpliendo nuestras premisas básicas de eficacia y eficiencia.
Si bien especificaré el ámbito laboral, el ámbito familiar está implicado. Malos manejos de los tiempos en ambos ámbitos generará conflictos en el área descuidada. Esto provocará un desbalance a nivel interno del sujeto y sus relaciones interpersonales que influirá en la calidad de desarrollo tanto personal como empresarial.
Hablaremos en términos organizacionales refiriéndonos a la “gestión del tiempo”.
La creencia que el tiempo no alcanza es un mito y como el concepto lo dice, es irreal. Está fundado en una premisa errónea. Lo que sí podemos decir que hay una mala administración y optimización de nuestros tiempos.
La creación de objetivos es el primer paso para una gestión eficaz del tiempo. En tanto estos objetivos sean específicos, medibles temporalmente, alineados con la estrategia empresarial y alcanzables; distribuiremos nuestros tiempos a partir de su jerarquización y orden de prioridad. Diremos entonces que los objetivos difieren a partir de dos parámetros de medición:: el tiempo y la importancia.
El tiempo hará que los objetivos puedan ser de corto, mediano y largo plazo. La importancia del objetivo permitirá diferenciar estos objetivos en: fundamentales, instrumentales y complementarios.
Objetivos fundamentales: son estratégicos para la estructura de la empresa.. Están alineados con la organización y apuntan al cumplimiento de la misión y visión de la misma.
Objetivos instrumentales: estos tienen que ver con el cómo la organización apunta al cumplimiento de esos objetivos fundamentales. Son los facilitadores de la concreción de estos objetivos primeros.
Objetivos complementarios: apuntan a la excelencia de la empresa. Son aquellos objetivos que introducen mejoras a nivel de la empresa y hasta pueden llegar a generarle un carácter distintivo a la organización
Una vez abordado el punto de la definición de objetivos y su valorización en base a su importancia pasaré a presentar algunas estrategias que permiten poder trabajar la gestión del tiempo.
El primer punto a considerar en este tema es la jerarquización de cómo nos manejamos con esos tiempos. Ello lleva a un evaluación interna exhaustiva de la distribución y control de efectividad de la administración de los tiempos en base a tiempos definidos. Siguiendo la terminología organizacional todo objetivo con su consiguiente planificación para su logro necesita un control. El mismo se puede realizar desde lo concreto; quizás con la ayuda de un lápiz y una agenda mediante la simple corroboración si las metas trazadas se cumplieron.
En un segundo momento debemos evaluar cómo se cumplieron esos tiempos. Eso incluye si se hizo en forma parcial o total el objetivo, si se cumplió en los tiempos estipulados, cual fue el costo desde lo económico y hasta emocional que implicó ese logro, etc. Si se quiere ser más preciso se puede tomar además en consideración cómo fue la distribución de esos tiempos en términos mesurables.
¿Cuál es el competencia nuestra como coach? Ser acompañantes externos, estratégicos y alejados de la subjetividad de nuestro coachee. Esto le permitirá a nuestro cliente ayudarlo desde nuestra objetividad en este proceso interno subjetivo. Además el plus que le agrega el coach es el entrenamiento en estrategias y técnicas para la administración y potenciación de los tiempos.
¿Quién demanda a un coach, así como porqué el manejo de la gestión del tiempo?
La demanda puede provenir desde lo personal o desde la organización.
Surge frente a la toma de conocimiento de una deficiencia en cuanto a la administración de los tiempos que puede desde el área directiva hasta la de subordinados.
También puede provenir la demanda cuando turnos o áreas específicas manejan niveles de productividad menores a otros en similares condiciones.
Hay un tercer caso de demanda que es simplemente cuando si bien no se encuentran fallas a nivel de la organización lo que se busca es potenciar la productividad y se considera como estrategia trabajar a nivel de entrenamientos la gestión del tiempo.
Haciendo una breve síntesis referida a la gestión del tiempo debemos manejar siempre como punto de partida el fijar objetivos. Estos deben ser medibles en cuanto a su importancia.
Una vez que se hizo una categorización en base a su jerarquización pasaremos al punto de planificación. Esto implica en base a la primera jerarquización que hicimos de objetivos, establecer un plan de ejecución de ellos. En este nivel nos manejaremos con planes de logro de metas en base a tiempos cronológicos. Hablaremos de planificación a corto, mediano, largo plazo e inmediatos
A largo plazo: planes para varios años, lo más común es un período de tres a cinco años
A mediano plazo: en general se basan en planes de un año.
A corto plazo: la planificación se considera por trimestres en un período de un año.
Inmediato: la planificación se hace en base a una semana, un mes y puede llegar hasta tres meses.
Toda planificación a largo, mediano y corto plazo nos conducirá a un plan inmediato. Lo mismo sucede con ese plan inmediato;, apuntará al logro de las planificaciones a corto, mediano y largo plazo. Cada período de planificación requerirá su consiguiente control de resultados. En base a ellos se podrá aplicar ajustes, correcciones y agregados a esa planificación para lograr mejoras en el logro de objetivos cuando pasamos al nivel de planificación siguiente.
El tiempo es perecedero, no se puede almacenar y tiene su duración. El poder hacer manejo de los mismos nos conducirá a ser más explícito en cuanto al valor que le damos a los distintos órdenes de vida: personal, profesional, etc. El control de los tiempos, nos servirá de ayuda para mantener el equilibrio en las distintas áreas de vida facilitando el logro de los distintos objetivos ya sea personales como laborales evitando situaciones de estrés.
Lic. María Cecilia Prego Galimberti
Psicóloga, Postgrado en Psicología Clínica. ICC Coach, Practtioner en PNL